Τρόπος εκτύπωσης στη διεύθυνση φακέλου μέσω του εκτυπωτή

Παρά την ανάπτυξη της σύγχρονης τεχνολογίας και τη διαθεσιμότητα της υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η αποστολή συνηθισμένων επιστολών σε χαρτί εξακολουθεί να είναι απαίτηση. Και υπάρχουν τέτοια γράμματα που μπορούν να σταλούν μόνο σε χαρτί. Για παράδειγμα, διαβίβαση τεκμηρίωσης. Είναι δυνατόν να συνδυάσετε αυτές τις δύο τεχνολογίες και να συμπληρώσετε τις απαραίτητες πληροφορίες χρησιμοποιώντας έναν υπολογιστή. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας το πρότυπο πρόγραμμα Microsoft Word, καθώς και άλλα βοηθητικά προγράμματα.

Ρύθμιση επιλογών για εκτύπωση μιας διεύθυνσης σε φάκελο

Εάν χρειάζεται να κάνετε μια επιγραφή στον φάκελο, είναι απαραίτητο να εκτελέσετε τις απαραίτητες ρυθμίσεις για αυτό πριν ξεκινήσετε την εργασία. Αφού γίνουν και εισάγονται όλα τα δεδομένα, το έργο μπορεί να αποθηκευτεί και να χρησιμοποιηθεί στο μέλλον, αν είναι απαραίτητο.

ΠΡΟΣΟΧΗ! Η χρήση του Microsoft Word για εκτύπωση της διεύθυνσης στον φάκελο είναι η προτιμώμενη επιλογή. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το πρόγραμμα διαθέτει μεγάλο αριθμό πρόσθετων χαρακτηριστικών που δεν διαθέτουν άλλα εξειδικευμένα προγράμματα.

Για να κάνετε τις απαιτούμενες ρυθμίσεις:

1. Εκτελέστε το Microsoft Word. Εάν δεν είναι εγκατεστημένο, θα πρέπει πρώτα να το κατεβάσετε από την επίσημη ιστοσελίδα του προγραμματιστή και να το εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας.
2. Στη συνέχεια, πρέπει να βρείτε την καρτέλα "Αλληλογραφία" και να πάτε σε αυτήν.
3. Επιλέξτε "Δημιουργία" και κάντε κλικ στην επιλογή "Φάκελοι".
4. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, μεταβείτε στις "Επιλογές" και στη συνέχεια μεταβείτε στην επιλογή "Επιλογές φακέλου".
5. Στα πεδία όπου υποδεικνύονται οι διαστάσεις, πρέπει να καθορίσετε την απαιτούμενη τιμή. Αν από τα μεγέθη που προτείνονται από το πρόγραμμα, δεν υπάρχει κατάλληλο, τότε πρέπει να επιλέξετε το στοιχείο "Προσαρμοσμένα μεγέθη". Στο ανοιχτό παράθυρο στα αντίστοιχα πεδία καθορίστε τις τιμές πλάτους και ύψους.

Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα χρειαστεί να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης. Για αυτό χρειάζεστε:

• τοποθετήστε το φάκελο στο δίσκο του εκτυπωτή.
• εκτελέστε "Επιλογές εκτύπωσης".
• από τις επιλογές που προτείνει το πρόγραμμα, επιλέξτε αυτήν που αντιστοιχεί στη θέση του φακέλου στο δίσκο του εκτυπωτή.
• Για να ελέγξετε την ορθότητα των καταχωρημένων παραμέτρων, θα πρέπει να εκτυπώσετε ένα δοκιμαστικό δείγμα με μια αυθαίρετη διεύθυνση.
• εάν η εκτύπωση έγινε με σφάλματα, τότε θα πρέπει να επιστρέψετε στις ρυθμίσεις και να προσαρμόσετε τις καθορισμένες ρυθμίσεις εκτύπωσης - αυτό πρέπει να γίνει μέχρι να φτάσετε στην επιθυμητή επιλογή.

Μετά την πραγματοποίηση και την αποθήκευση όλων των απαραίτητων παραμέτρων εκτύπωσης, πρέπει να γράψετε σωστά τα δεδομένα του αποστολέα και του παραλήπτη στον φάκελο.

ΠΡΟΣΟΧΗ! Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι υπάρχουν δύο πεδία στο φάκελο για την εισαγωγή δεδομένων. Η πρώτη είναι η διεύθυνση του αποστολέα και το όνομα του Πρώτου Ονόματος. Πρέπει να συμπληρώσετε και τις δύο αυτές τιμές.

Για να εισαγάγετε δεδομένα σχετικά με τον αποστολέα και τον παραλήπτη, πρέπει να εκτελέσετε τα παρακάτω βήματα:

• ανοίξτε το πρόγραμμα Microsoft Word.
• μεταβείτε στο "Αρχείο".
• στο παράθυρο που εμφανίζεται, μεταβείτε στην επιλογή "Επιλογές" και επιλέξτε "Σύνθετη".
• βρείτε το πεδίο "Διεύθυνση ταχυδρομείου", πηγαίνετε στο "Γενικά" και εισάγετε τα δεδομένα του παραλήπτη και του αποστολέα.
• μετά από την οποία θα πρέπει να αποθηκεύσετε τα δεδομένα που έχετε εισάγει κάνοντας κλικ στο κουμπί "OK".

ΠΡΟΣΟΧΗ! Το πρόγραμμα Microsoft Word θυμάται όλα τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί στο βιβλίο διευθύνσεων. Εξαιτίας αυτού, την επόμενη φορά που δεν χρειάζεται να εισαγάγετε ξανά αυτές τις τιμές.

Κατά την συμπλήρωση των δεδομένων αξίζει να εξεταστούν μερικές αποχρώσεις:

1. Εάν η επιστολή θα ταξιδέψει μόνο στη Ρωσία, τότε όλες οι διευθύνσεις πρέπει να γίνονται στη ρωσική διάταξη.
2. Όταν στέλνετε ένα γράμμα στο εξωτερικό, είναι επιθυμητό να εκτυπώσετε τα δεδομένα ξεχωριστά και στη συνέχεια να τα επικολλήσετε σε έναν φάκελο. Ταυτόχρονα, όλες οι διευθύνσεις πρέπει να αναπαράγονται επιπλέον στα ρωσικά. Αυτό θα αποφύγει τα λάθη που μπορεί να κάνει ο ταχυδρομικός εργαζόμενος κατά την ανάγνωση της διεύθυνσης.

Εάν όλα τα βήματα ρύθμισης πραγματοποιήθηκαν σωστά και τα δεδομένα εισήχθησαν σωστά, η εκτύπωση δεν πρέπει να προκαλέσει ιδιαίτερες δυσκολίες.